طراحی کدینگ حسابها

طراحی و تدوین کدینگ حسابها با توجه به نوع فعالیت شرکت، شرایط موجود و توسعه اجتناب ناپذیر فعالیت ها در آینده و نیز با توجه به اهداف و ضوابط زیر صورت می پذیرد:

• *اصول و مبانی استانداردهای پذیرفته شده حسابداری
• *نیازهای گزارشاتی مسئولین شرکت و کاربران سیستم
• *طراحی کدینگ متناسب با نوع و حجم فعالیت شرکت
• *ایجاد مبانی لازم جهت تفکیک، طبقه بندی و ثبت اطلاعات مالی به منظور جمع آوری و کنترل  اطلاعات و ارقام مالی و تهیه گزارشات  مورد نیاز
• *انعطاف پذیری حسابها به نحوی که حسابها برحسب گسترش فعالیتهای شرکت توسعه یابند
• *سهولت استفاده از حسابها به نحوی که برای کاربران به راحتی قابل فهم و استفاده باشد
• *جامعیت حسابها به گونهای که کلیه فعالیتها را تحت پوشش قرار دهد

برخی از کد های حسابداری برای انواع واحد های تجاری یکسان می باشد اما برخی دیگر متناسب با نوع و حجم عملیات واحد تجاری مختص به همان واحد است. مثل حساب کالای در جریان ساخت که مربوط به واحد های تولیدی و حساب پیمان در جریان پیشرفت مختص شرکت های پیمانکاری است.

ساختار حسابها

ساخت  و سطوح کلی حساب ها به ترتیب زیر تعیین گردیده است:

ـ گروه حساب

ـ حساب کل

ـ حساب معین

ـ حساب تفصیلی

اصول کلی رعایت شــده در شمــاره گذاری حسابهای کل، معین و تفصیلی به شرح زیـر  می باشد:

گروه حساب

گروه حساب کلی ترین طبقه حساب است و هر گروه در برگیرنده تعدادی حساب کل می باشد. به عنوان مثال گروه شماره ۱ به داراییهای جاری اختصاص داده شده است. همواره اولین رقم سمت چپ نشان دهنده گروه حساب می باشد.

در گروه بندی حسابها، گروههای ۱ تا ۵ حسابهای ترازنامه ای، گروههای شماره ۶ الی ۸ حسابهای سود و زیانی و گروه شماره ۹ به سایر حسابها اختصاص می یابد.

حسابهای کل

حسابهای کل شامل حساب هایی است که دفتر کل براساس آن ها تفکیک خواهد شد و بر مبنای آنها تراز آزمایشی و حسابهای نهایی تنظیم می گردد. هر حساب کل بر حسب نیاز یک و یا چندین حساب معین را در بر می گیرد.

حسابهای معین

حسابهای معین به منظور تفکیک حسابهای کل به حسابهای جزیی تر مورد استفاده قرار می گیرند.

شماره حسابهای معین از پنج رقم تشکیل می شود که دو رقم سمت چپ آنها مشخص کننده حساب کل و دو رقم سمت راست مشخصه حساب معین می باشد:

به عنوان مثال حساب کل شماره ۱۰۱۰۲ به صندوق شرکت اختصاص داده شده است که اولین رقم سمت چپ آن نشاندهنده گروه حساب(داراییهای جاری)، رقم ۰۱ سمت چپ نشاندهنده حساب کل(موجودی نقد و بانک) و ۰۲ نشاندهنده حساب معین(صندوق شرکت ـ ریالی) می باشد .

هرحساب معین برحسب نیاز به اطلاعات  جزئی تر شامل تعدادی حساب تفصیلی قابل تفکیک خواهد بود.

حسابهای تفضیلی

شماره تفضیلی جهت گروههای مختلف از جمله مشتریان، پرسنل و بستانکاران شرکت تعریف می شود.هریک از گروه های تفصیلی به حسابهای معین خاصی ارتباط پیدا می کنند که در اطلاعات پایه سیستم تعریف خواهد شد.

حساب های تفضیلی شناور چیست؟

حساب تفضیلی شناور معمولا اسمی است که نرم افزارهای حسابداری، برای سطوح تفضیلی خود انتخاب می نمایند. اما چرا به بعضی از سطوح تفضیلی شناور گفته می شود؟ اگر به حالتی که حساب های معین نسبت به حسابهای کل دارند دقت شود، ملاحظه می گردد که هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل و حتما به یک حساب کل و فقط به یک حساب کل ارتباط دارد؛ به همین منوال حسابهای تفضیلی غیر شناور حتما به یک و فقط یک حساب معین. در صورتی که حسابهای تفضیلی شناور این چنین نیستند، حسابهای تفضیلی شناور می توانند بسته به تعریف و طراحی کدینگ به حسابهای معین بیشتری منسوب شوند.

از مزایای حسابهای تفضیلی شناور این است که امکان تهیه گزارشهای گردش عملیات، مانده و ریز حساب از یک حساب تفضیلی شناور به صورت سرجمع(بدون در نظر گرفت حساب معین) یا به تفکیک حسابهای معین درگیر با تفضیلی مذکور و یا برای یک معین خاص وجود دارد.